System för företagshantering (ECM-system) är typer av mjukvaruteknologier som är allmänt tillämpliga för hantering, lagring, hämtning och skydd av ostrukturerad information som är direkt relaterad till hanteringen av affärsprocesser i alla organisationer.
Vissa förvirrar ECM-system och elektroniska dokumenthanteringssystem (EDMS). Förvirringen mellan dessa definitioner uppstår på grund av det faktum att EDMS ofta, förutom dokumenthanteringsmoduler i ett företag, innehåller vissa ECM-funktioner. Som till exempel de anställdas interaktion för att förbereda dokument. I en sådan situation är det fullt möjligt att diskutera utvidgningen av funktionaliteten till ECM-systemet.
Den viktigaste skillnaden mellan ECM-systemet och EDMS är att förutom att hantera företagets elektroniska dokumenthantering skapar ECM-system ett informationsutrymme för alla användare i organisationen, samt ger automatisering av affärsprocesser.
Tack vare användningen av ECM-system optimeras arbetskraftsresurserna och företagets driftskostnader reduceras avsevärt.
Vanligtvis inkluderar ECM-system följande underavsnitt (moduler) som var och en integreras med de återstående underavsnitten och kan också existera separat.
Nedan följer några av dem:
- Enterprise elektronisk dokumenthanteringsmodul;
- Modul för affärsprocessstöd;
- Modul för webbinnehållshantering för en företags webbplats eller portal,
- Media Content Management Module;
- Kunskapshanteringsmodul;
- Modul för innehållsåtkomstkontroll, som tillhandahåller nödvändig information oavsett tid och plats.
Var och en av delavsnitten kräver viss kompetens. Exempelvis kräver hantering av webbinnehållet på en företagswebbplats eller portal specifik kunskap om hur man administrerar internetresurser, och företagets elektroniska dokumenthanteringsmodul kräver detaljer för den interna rörelsen av dokument.
ECM-system kombinerar innehållet i dokument och företagsledningsaspekter, vilket skapar en enhetlig miljö för dokumenthantering och minskar antalet arbetsaktiviteter för implementering av affärsuppgifter. Således blir företagets innehåll tillgängligt för de användare som behöver det för snabbt och högkvalitativt arbete.
